Inleiding
Om de activiteiten van de stichting goed uit te voeren is zij voor een groot deel afhankelijk van vrijwilligers. In het vrijwilligersbeleid staan alle aspecten beschreven omtrent werving, selectie en begeleiding van vrijwilligers.
1. Werving en selectie van nieuwe vrijwilligers.
De stichting is deels afhankelijk van vrijwilligers. Het vrijwilligersbestand moet zo veel mogelijk voldoen aan de eisen en behoefte van de organisatie. Daarvoor is een wervings- en selectieplan opgesteld. De inzet van vrijwilligers is noodzakelijk voor het borgen van de continuïteit van de projecten.
Belangrijk aspect zijn de functie- en taakomschrijvingen voor vrijwilligers. Het profiel kan per taak verschillen. In het profiel kan bv. worden ingegaan op de gewenste kennis, vaardigheden, ervaring, motivatie, tijdsinvestering.
Vrijwilligers kunnen geworven worden uit netwerken van de reeds aanwezige vrijwilligers; vrijwilligersvacaturebank; MEE-Veluwe (welzijnsnetwerk Noordoost); advertenties in media.
De vrijwilliger krijgt informatie over de doelen en activiteiten van de stichting, de wijze waarop de vrijwilligerstaken zijn georganiseerd, de begeleiding en aansturing, de taken zelf en het profiel.
In de functieprofielen en taakomschrijvingen staat beschreven aan welke eisen de vrijwilliger moet voldoen. De vrijwilliger moet affiniteit hebben met kinderen en volwassenen met en zonder beperkingen.
De stichting selecteert de vrijwilliger op basis van specifieke kennis, ervaring en vaardigheden en beschikbaarheid.
2. Informatie aan de vrijwilliger.
Wanneer een vrijwilliger zich, spontaan of naar aanleiding van wervingsactiviteiten, aanmeldt, vinden kennismaking en selectie plaats. Zo mogelijk ontvangt de kandidaat-vrijwilliger voorafgaand of tijdens het kennismakingsgesprek schriftelijke informatie over de stichting.
3. Het kennismakingsgesprek.
Tijdens het kennismakingsgesprek, dat met de coördinator wordt gevoerd, komen tenminste de volgende onderwerpen aan de orde:
vrijwilligerscontract
– Proefperiode en aannemen
Bij een positief resultaat van het kennismakingsgesprek wordt een proefperiode aangegaan van twee maanden, waarna een overeenkomst voor onbepaalde kan worden opgesteld.
Het is denkbaar dat een vrijwilliger niet geschikt is voor de taak die deze aanvankelijk ambieerde, maar dat er wel mogelijkheden zijn de betrokkene een andere taak aan te bieden. In dergelijke situaties beslist uiteraard de vrijwilliger zelf of hij dit alternatief wil aanvaarden.
– Afwijzen…
Wanneer een vrijwilliger wordt afgewezen, wordt deze daarvan persoonlijk in kennis gesteld door de coördinator.
Ook kan de vrijwilliger tot de conclusie komen om toch geen vrijwilligerswerk bij de stichting te willen doen.
4. Introductie van nieuwe vrijwilligers.
Na de werving en selectie wordt een nieuwe vrijwilliger geïntroduceerd binnen de stichting. Elke nieuwe vrijwilliger begint met een introductie- ofwel inwerkperiode van twee maanden. Voor deze proefperiode worden duidelijke afspraken gemaakt en op papier gezet. Deze afspraken komen met de gegevens van de vrijwilliger in het archief, ook de vrijwilliger zelf ontvangt een exemplaar.
Doel van de introductie
De introductie heeft “een wederzijdse kennismaking” tot doel. De nieuwe vrijwilliger krijgt de gelegenheid om te wennen aan de nieuwe werkplek, de werkzaamheden, de reeds werkzame vrijwilligers en de deelnemers. Een goed verlopende introductie moet de basis vormen voor een goede verstandhouding tussen de vrijwilligers en de stichting en een goede werksfeer.
Afsluiting introductie
De introductieperiode wordt na twee maanden afgesloten met een gesprek tussen de vrijwilliger en de coördinator. In het gesprek zullen zowel de vrijwilliger als de coördinator hun ervaringen en indrukken bespreken. Tijdens dit gesprek wordt formeel besloten of de samenwerking met de nieuwe vrijwilliger wordt voortgezet.
Definitieve vrijwilligersovereenkomst
Wanneer beide partijen het over de voortzetting eens zijn, dan wordt dit bezegeld met het ondertekenen van een vrijwilligersovereenkomst.
5. Begeleiding van vrijwilligers.
De begeleiding van vrijwilligers kan taakgericht en/of persoonsgericht plaatsvinden. Deze begeleiding zal plaatsvinden binnen de personele mogelijkheden die de organisatie heeft.
• Taakgericht
De taakgerichte of werkinhoudelijke begeleiding spitst zich toe op vergroting van de deskundigheid van de vrijwilligers. Deze taakgerichte deskundigheidsbevordering kan afhankelijk van het onderwerp, individueel of in groepsverband, georganiseerd worden.
De organisatie biedt deze coaching binnen haar mogelijkheden aan de vrijwilligers aan met wie een vrijwilligersovereenkomst is gesloten. Deze begeleiding wordt op verzoek van vrijwilligers dan wel op initiatief van de coördinator aangeboden.
• Persoonsgericht
De persoonsgerichte begeleiding spitst zich toe op het persoonlijk functioneren van de vrijwilliger in het vrijwilligerswerk. De aanleiding tot deze begeleiding is meestal een persoonsgebonden reden waardoor de begeleiding vaak individueel plaats vindt. In de persoonsgerichte begeleiding kunnen doelen aan de orde komen die de vrijwilliger voor zichzelf heeft gesteld toen deze koos voor het vrijwilligerswerk. Ook de houding en attitude van de betrokken vrijwilliger en de relatie tot de collega-vrijwilligers en bezoekers kunnen gespreksthema’s zijn.
Periodiek (in principe eenmaal per jaar) wordt er met elke vrijwilliger een voortgangsgesprek gevoerd. De voorbereiding, organisatie en (periodieke) uitvoering van het voortgangsgesprek is in handen van de coördinator. De vrijwilligers moeten in de gelegenheid worden gesteld zelf punten voor het begeleidingsgesprek aan te dragen en voor te bereiden. In overleg met de vrijwilligers worden gespreksdata en -onderwerpen vastgesteld. De coördinator treft alle nodige maatregelen om een goede en open sfeer van communicatie te bewerkstelligen en om de privacy te waarborgen. De coördinator legt de gemaakte afspraken vast en ziet toe op de naleving van die afspraken.
6. Deskundigheidsbevordering.
Deskundigheidsbevordering heeft tot doel om de kennis, vaardigheden of motivatie van vrijwilligers te vergroten. Hierdoor wordt de kwaliteit van het werk van de vrijwilligers verhoogd en daarmee de kwaliteit van de activiteiten van de stichting.
De deskundigheidsbevordering kan plaatsvinden op verzoek van de betrokken vrijwilliger(s), dan wel op initiatief van de stichting. De deskundigheidsbevordering kan zowel groepsgewijs als individueel georganiseerd worden. Elke vrijwilliger wordt in de gelegenheid gesteld dan wel gestimuleerd om deel te nemen aan instructie, training of scholing. Het aanbod van de deskundigheidsbevordering is mede afhankelijk van de financiële mogelijkheden van de stichting.
7. Het attentiebeleid.
Om de betrokkenheid bij de stichting en het werk te vergroten en om waardering voor het vrijwilligerswerk te laten blijken wordt structureel vanuit het bestuur aandacht besteed aan de vrijwilligers. Eén bestuurslid en de coördinator worden specifiek belast met de bewaking en uitvoering hiervan. De aandacht en waardering voor de vrijwilligers krijgen in ieder geval vorm door:
- Samen te komen bij de opening van het seizoen.
- Jaarlijkse bijeenkomst van alle betrokkenen bij het project.
- Aandacht bij verjaardagen, ziekte e.d.
- Door het jaar heen kunnen zich gelegenheden of gebeurtenissen voordoen waarbij besloten wordt de vrijwilligers te betrekken.
- Reis- en onkostenvergoedingen indien nodig na overleg
- Tweemaal per seizoen een attentie
8. Het exitgesprek.
De samenwerkingsrelatie tussen de stichting en een vrijwilliger kan zowel door de stichting als door de vrijwilliger beëindigd worden. Wanneer het initiatief daartoe bij de stichting ligt, dient dit goed beargumenteerd te worden.
Wanneer de vrijwilliger het initiatief neemt om de relatie te verbreken, is het voor de stichting van belang de beweegredenen hiervoor te kennen. Mochten er, hoe dan ook, fouten zijn gemaakt of misverstanden zijn ontstaan, dan is het zaak om deze omissies zo mogelijk recht te zetten en/of herhaling daarvan te voorkomen. Om helderheid te scheppen over de vertrekredenen wordt een exitgesprek met de vertrekkende vrijwilliger gevoerd.
De coördinator voert het exitgesprek. Eventueel kan een certificaat worden uitgereikt met de activiteiten die de vrijwilliger heeft uitgevoerd. Dezelfde zorgvuldigheid die betracht is bij het aannemen van de vrijwilliger dient ook bij het vertrek in acht te worden genomen.
9. De rechtspositie van vrijwilligers.
Onder de rechtspositie van vrijwilligers worden de rechten en plichten verstaan waartoe de vrijwilliger en de stichting zich jegens elkaar verbonden hebben.
10. Vrijwilligersovereenkomst.
Elke vrijwilliger ontvangt bij aanname, na de introductieperiode, een vrijwilligersovereenkomst. Hierin worden de samenwerking, de afspraken, rechten en plichten jegens elkaar vastgelegd. De coördinator draagt zorg voor het bijhouden van de noodzakelijke persoonlijke gegevens van alle vrijwilligers. Voorts wordt van elke vrijwilliger geregistreerd wanneer deze is gestart, de datum waarop de samenwerking formeel wordt aangegaan en het moment waarop deze wordt beëindigd. De afspraken die bij het ingaan van de introductieperiode worden gemaakt worden bijgevoegd. De regels ten aanzien van het beschermen van de privacy van betrokkenen worden hierbij in achtgenomen. Gegevens van en over vrijwilligers worden niet overgedragen aan derden. De stichting voldoet aan de nieuwe privacywetgeving (AVG).
11. Beëindiging samenwerking.
Het beëindigen van de samenwerking wordt formeel bevestigd met een brief.
12. Inspraak en medezeggenschap.
Vrijwilligers hebben het recht tot inspraak in het beleid.
13. Informatievoorziening.
Vrijwilligers ontvangen van of namens het bestuur de informatie die nodig is om hun taken naar behoren te kunnen uitvoeren. Daarnaast worden zij geïnformeerd over wat er binnen de stichting gebeurt, en over externe ontwikkelingen die van belang zijn voor het functioneren en de toekomst van de stichting.
14. Vergoedingen.
Noodzakelijke reiskosten voor woon-werkverkeer en/of eventuele andere onkosten kunnen worden vergoed, mits hierover tevoren overleg heeft plaatsgevonden met de coördinator.
15. Verzekeringen.
Om er zeker van te zijn dat organisaties en hun vrijwilligers voldoende verzekerd zijn, heeft de gemeente Apeldoorn een collectieve vrijwilligersverzekering afgesloten. Alle vrijwilligers in de gemeente Apeldoorn zijn automatisch verzekerd. De gemeente Apeldoorn heeft de verzekering afgesloten bij Centraal Beheer Achmea.
16. Vrijwilligerswerk met een uitkering.
Voor mensen die een sociale uitkering ontvangen is het van belang te weten of door het vrijwilligerswerk hun uitkering gevaar loopt. Vrijwilligerswerk moet aan bepaalde normen voldoen wil het acceptabel zijn voor de uitkerende instanties. Het bestuur informeert zichzelf en de vrijwilligers over de regels van gemeentelijke en andere uitkeringsinstanties voor zover dit relevant is voor haar vrijwilligers en voor potentiële vrijwilligers.
17. Conflicten en geschillen.
Wanneer zich geschillen of conflicten voordoen tussen vrijwilligers onderling of tussen vrijwilligers en het bestuur, zal het bestuur proberen door middel van overleg een oplossing te vinden. Waar dit niet lukt zal, indien de desbetreffende vrijwilliger(s) dit wensen/wensen, een voorstel worden gedaan voor bemiddeling door een voor beide partijen acceptabele externe bemiddelaar of een extern bemiddelingsorgaan.
18. VOG.
Alle vrijwilligers moeten in het bezit zijn van een recentelijk afgegeven VOG. De kosten hiervoor worden vergoed door de stichting.
19. Vrijwilligersbijeenkomsten.
Van vrijwilligers wordt verwacht dat zij deelnemen aan bijeenkomsten die voor het uitoefenen van hun taak van belang zijn.
