Het bestuur vervult haar taak conform de statuten van Stichting Inkluzie. Oorspronkelijk zijn deze vastgesteld op 22 maart 2013 en op 24 januari 2019 gewijzigd vanwege naamsverandering. De statuten kunnen opgevraagd worden bij de voorzitter. Het bestuur vindt integriteit erg belangrijk en heeft een aantal spelregels opgesteld waar het bestuur zich aan dient te houden. Deze spelregels staan op deze pagina.
Heb je vragen, neem dan gerust contact op.
Gedragscode Stichting InKluZie
Eerlijk en Integer
Bij Stichting InKluZie zijn eerlijkheid en integriteit de sleutelwoorden. Dit houdt in dat we altijd eerlijk en integer handelen en alle vormen van bedrog en onethisch gedrag vermijden. We houden ons aan de geldende wetgeving en rapporteren verdachte situaties direct.
Professioneel
Wij zijn een vrijwilligersorganisatie, maar verwachten desondanks van elke betaalde kracht als wel van een vrijwilliger dat hij/zij zich professioneel opstelt. Wij wijzen erop dat voor elke betaalde kracht als wel vrijwilliger de gedragsregels gelden voor iedere vorm van contact of communicatie, dus ook voor contact via e-mail of uitingen via social media. We verwachten van iedereen dat zij overtredingen van deze gedragsregels melden aan de vertrouwenspersoon.
Discriminatie
Wij behandelen kinderen, jongeren, medevrijwilligers, collega’s en alle partijen en personen waarmee wij samenwerken altijd op een respectvolle wijze. Elke vorm van discriminatie op basis van ras, geslacht, leeftijd, religie, nationaliteit of andere kenmerken wordt vermeden. Iedere vrijwilliger en of medewerker dient hieraan te voldoen. We verwachten van de vrijwilligers /medewerkers dat zij het goede voorbeeld geven en collega’s die dit niet doen hierop aanspreken. Discriminatie moet direct worden gemeld aan de vertrouwenspersoon.
Belangen
Beslissingen worden enkel genomen in het belang van Stichting InKluZie en nooit ten behoeve van persoonlijk gewin.
Intimidatie
Intimidatie in welke vorm dan ook wordt ten alle tijden vermeden. Wij gebruiken geen intimidatie in bijvoorbeeld de vorm van seksuele intimidatie, pesten of bedreiging. Iedere vrijwilliger en medewerker dient hieraan te voldoen. We verwachten van iedere vrijwilliger en medewerker dat zij het goede voorbeeld geven en collega’s die dit niet doen hierop aanspreken. Oneerlijke behandeling moet direct worden gemeld aan de vertrouwenspersoon.
Vertrouwelijke informatie
Onder vertrouwelijke informatie verstaan we alle informatie waar vrijwilligers en medewerkers bij de uitvoering van hun werkzaamheden mee in aanraking komen. Informatie wordt alleen uitgewisseld voor zover dit nodig is voor de uitvoering van de werkzaamheden. Van vrijwilligers en medewerkers wordt ook verwacht dat zij passende maatregelen treffen om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie uitlekt door onachtzaamheid, slordigheid of indiscreet gedrag.
Media
Wij zorgen ervoor dat er in (social)media enkel juiste informatie over Stichting InKluZie wordt geschreven. Als er op internet (of elders) feitelijke onjuistheden over Stichting InKluZie worden aangetroffen, word je verzocht de website of discussie te melden bij de vertrouwenspersoon en/of het bestuur van Stichting InKluZie.
Middelen
Middelen die worden ingezet bij de activiteiten van Stichting InKluZie worden alleen gebruikt voor de activiteiten van de Stichting of, na overleg met en instemming van het bestuur, ter beschikking gesteld aan derden. Van misbruik of diefstal van middelen wordt aangifte gedaan.
Milieu
Wij zijn een stichting waar duurzaamheid hoog in het vaandel staat. Wij zorgen dan ook bij alle handelingen dat wij rekening houden met het milieu en proberen waar nodig positieve veranderingen toe te passen.
Gedragscode Stichting InKluZie, juni 2024
Financiën stichting Inkluzie (november 2021)
1. Taken en bevoegdheden van de penningmeester Inkluzie
Administratie
Het bestuur van stichting Inkluzie wijst uit haar midden een penningmeester aan die belast is met de financiële administratie van de stichting. De werkzaamheden omvatten het bijhouden van inkomsten en uitgaven, het versturen van facturen en het opstellen van een begroting en jaarrekening.
De penningmeester kan worden bijgestaan door een (extern) financieel deskundige.
Begroting
In november/december stelt de penningmeester in samenwerking met de coördinator een begroting op voor het komende kalenderjaar. Deze dient te worden goedgekeurd door het bestuur.
Jaarrekening
Binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar stelt de penningmeester de jaarrekening op. Het bestuur stelt daarop binnen een maand de jaarrekening vast.
Het bestuur kan de jaarstukken voorleggen aan een accountant ter controle. De goedkeuring en bevindingen van de accountant worden in een verslag toegevoegd aan de stukken. Mocht er geen accountant ingeschakeld worden dan kan worden volstaan met een kascontrole door een onafhankelijk financieel administrateur.
Kascontrole
De stichting legt alvorens de jaarstukken over het voorgaande boekjaar goed te keuren deze voor aan kascontrolecommissie. Deze commissie bestaat uit 2 externe deskundigen die inzage krijgen in het gevoerde financiële beleid met een overzicht van inkomsten en uitgaven. De commissie legt in een verklaring af of zij akkoord kan gaan met het gevoerde financiële beleid en kan zo nodig aanbevelingen doen ter verbetering. De kascontrolecommissie bestuur voor maximaal 2 jaar uit dezelfde personen.
Publicatie
Na de vaststelling van de begroting en de jaarrekening worden deze stukken in samenvatting gepubliceerd op de website van stichting Inkluzie. Bij de publicatie worden tijd en plaats vermeld.
Betalingen
De penningmeester is bevoegd na goedkeuring van een medebestuurslid betalingen te doen namens de stichting met in achtneming van het door het bestuur vastgestelde beleidsplan en de begroting, tot een maximaal bedrag van € 7.500 per betaling.
Bij afwezigheid of ontstentenis van de penningmeester treedt de voorzitter op als diens plaatsvervanger, waarbij in dat geval een tweede bestuurslid goedkeuring dient te verlenen aan de betaling. Voor betalingen boven dit bedrag is de goedkeuring vereist van het voltallige bestuur. Verder heeft niet alleen de penningmeester, maar tenminste één ander bestuursleden ook altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken.
2. Risicoanalyse en reserveringen
Om voor langere tijd, minimaal 1 jaar, te kunnen voldoen aan haar financiële verplichtingen is een risicoanalyse opgesteld. Daarin is een prioritering aangegeven welke consequenties terugloop van financiële middelen heeft voor de activiteiten van de stichting. De stichting heeft daarnaast voor de continuering van haar activiteiten voor minimaal 1 jaar financiële reserves opgebouwd.
3. Aansprakelijkheid
Voor de bestuurlijke aansprakelijkheid heeft de stichting een verzekering afgesloten die het risico van een hoofdelijke aansprakelijkheid bij financiële calamiteiten dekt. Het bestuur voldoet ten aanzien van haar financiële handelen aan de eisen die de WBTR daartoe aan de stichting stelt.
Dit beleid is opnieuw vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 15112021
Toelichting bij de financiële reserve Inkluzie (maart 2021)
De stichting Inkluzie is voor haar activiteiten grotendeels afhankelijk van subsidies, giften en fondsen. Daarnaast geven de scholen in het Kristal jaarlijks een bijdrage. Het ontbreken van voldoende structurele inkomsten maakt de financiële situatie van de stichting kwetsbaar.
Het bestuur van de stichting heeft besloten met ingang van 1 januari 2021 een financiële reserve aan te houden. Deze buffer kan aangesproken worden om bij het ontbreken van voldoende financiële middelen, die mogelijk het opheffen van de stichting noodzakelijk maken, het uitvoeren van activiteiten voor minimaal 1 jaar nog mogelijk maken. Daarbij is een prioritering aangegeven van de activiteiten.
De stichting hanteert een financiële reserve van €50.000,-
Dit bedrag staat op een spaarrekening t.n.v. stichting Inkluzie.
Het bedrag van €50.000 is opgebouwd uit de volgende componenten:
| Personeel | € 27.500 |
| Coördinatiekosten | € 2.000 |
| Vrijwilligers | € 2.500 |
| Afrondingskosten bank, Kvk, notaris | € 2.500 |
| Website | € 500 |
| Communicatie | € 500 |
| Afsluiting met ll. scholen, vrijwilligers | € 3.000 |
| Afronden lopende projecten (Burendag, NL Doet, fotografie projecten) | € 8.000 |
| Onvoorzien | € 3.500 |
Stichting Inkluzie heeft in haar activiteiten een prioritering aangebracht bij het ontbreken van voldoende financiële middelen.
Prioriteit A: Leerorkest incl. vrijwilligers, fotografieproject incl. vrijwilligers
Prioriteit B: Creamix, Muziekmix, Muziektheater, Muziek voor ouderen
Prioriteit C: Overige projecten en ontwikkelkosten
Prioriteit D: Exposities, Presentaties, Website Instrumentarium en materialen
